Пренебрежение этим требованием чревато ощутимыми финансовыми последствиями. Инспекция, не обнаружив свидетельств осмотрительного подхода к выбору партнёра, вправе отклонить заявленные вычеты по налогу на добавленную стоимость, исключить затраты из расходной части при исчислении налога на прибыль, произвести доначисление с начислением пеней и наложением штрафных санкций.

Цель предварительной проверки — получить обоснованную уверенность в трёх вещах: контрагент ведёт подлинную хозяйственную деятельность, а не существует исключительно на бумаге; он располагает ресурсами, необходимыми для выполнения принимаемых обязательств; сотрудничество с ним не создаёт угрозы неблагоприятных налоговых и правовых последствий.

Шаг первый. Изучение рынка и документальное обоснование выбора

Прежде чем фиксировать решение о конкретном партнёре, исследуйте доступные альтернативы. Соберите коммерческие предложения от нескольких потенциальных исполнителей (поставщиков), составьте сравнительную таблицу по ключевым параметрам — стоимость, сроки, качество, условия оплаты, репутация на рынке. Сохраните результаты анализа: переписку с потенциальными партнёрами, распечатки ценовых предложений, внутренние служебные записки с обоснованием итогового выбора.

Этот этап часто недооценивается, однако именно он демонстрирует налоговому органу, что выбор контрагента был осмысленным и продиктован деловыми соображениями, а не стремлением создать формальный документооборот.

• Для выяснения регистрационных данных: ОГРН, ИНН, состав учредителей, сведения о руководителе, юридический адрес, наличие записей о ликвидации или реорганизации – искать следует путем запроса Выписки из ЕГРЮЛ на официальном портале ФНС России;

• Наличие задолженности по налогам, пеням и штрафам; факты привлечения к ответственности за налоговые правонарушения; среднесписочная численность персонала – найдёте на сервисе ФНС «Прозрачный бизнес»;

• Регистрация по адресу, по которому зарегистрировано значительное число иных юридических лиц – в реестре адресов массовой регистрации (ФНС);

• Наличие у руководителя действующей дисквалификации находится в Реестре дисквалифицированных лиц (ФНС);

• Судебные запреты на участие физического лица в управлении организациями – смотрите в соответствующем информационном ресурсе ФНС;

• Наличие в официальном издании сведений о предстоящем принудительном исключении из реестра – см. «Вестник государственной регистрации»;

• Неисполненные судебные решения и объём принудительного взыскания — Банк данных исполнительных производств на портале ФССП;

• Участие в судебных спорах — в качестве истца, ответчика, третьего лица; характер и частота разбирательств – в Картотеке арбитражных дел (kad.arbitr.ru).

Каждый результат проверки фиксируется: сохраняются скриншоты экранных форм, распечатки выписок, файлы с датой обращения к сервису.

Шаг третий. Запрос документов непосредственно у контрагента

Базовый комплект — без него сделку заключать рискованно:

• Заверенная копия устава в действующей редакции

• Решение (протокол) уполномоченного органа о назначении единоличного исполнительного органа и приказ о вступлении в должность; при истечении срока полномочий — документ, подтверждающий их продление

• Доверенность на лицо, которое будет подписывать договор, — если это не руководитель, указанный в ЕГРЮЛ

• Копии лицензий, свидетельств о допуске СРО — если характер деятельности предполагает специальное разрешение

Расширенный комплект — рекомендуется при значительных суммах или повышенных рисках:

• Справка о стоимости чистых активов (подтверждает финансовую устойчивость)

• Копия банковской карточки с образцами подписей уполномоченных лиц и оттиском печати

• Бухгалтерская отчётность за последний завершённый период (баланс, отчёт о финансовых результатах)

• Сведения о штатной численности работников

• Документы, подтверждающие наличие материально-технической базы: договоры аренды производственных и офисных помещений, свидетельства о праве собственности на оборудование и транспорт

• Если собственная производственная база отсутствует — договоры с субподрядчиками (соисполнителями) и подтверждение их ресурсной обеспеченности

Сохраните копии страниц интернет-сайта контрагента — особенно разделы с отзывами заказчиков, рекомендательными письмами, описанием реализованных проектов и контактной информацией. При посещении офиса или производственной площадки сделайте фотографии: вывеска, рабочие помещения, размещённые на стендах лицензии, сертификаты, благодарственные письма. Сохраняйте всю деловую переписку — электронную и бумажную, — а также фиксируйте данные сотрудников контрагента, с которыми велось предметное взаимодействие.

Эти материалы формируют доказательственный массив, подтверждающий, что партнёр выбирался не вслепую: кредитор лично убедился в том, что организация функционирует, располагает персоналом и инфраструктурой.

КАК ОФОРМИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ

По итогам проверки рекомендуется составить внутренний отчёт (заключение), объединяющий:

• Выводы о целесообразности и безопасности вступления в договорные отношения

• Перечень выявленных рисков с их оценкой

• Приложения — полный комплект собранных документов, скриншотов, фотографий, распечаток и копий переписки

Отчёт визируется ответственным сотрудником (юристом, руководителем подразделения, генеральным директором) и хранится в составе договорного досье на весь период действия сделки и последующего срока хранения документации.

Значение этого документа трудно переоценить. В случае налоговой проверки именно отчёт о проверке контрагента становится центральным доказательством того, что компания действовала осмотрительно, а не формально прикрывала сомнительные операции.

• [ ] Рынок изучен, выбор контрагента обоснован документально

• [ ] Получена и проанализирована выписка из ЕГРЮЛ

• [ ] Проведена проверка через сервисы ФНС: «Прозрачный бизнес», реестр массовых адресов, реестр дисквалифицированных лиц

• [ ] Исследована картотека арбитражных дел и банк данных ФССП

• [ ] Запрошены и получены учредительные документы и документы о полномочиях руководителя

• [ ] Подтверждены полномочия лица, подписывающего договор (доверенность, приказ)

• [ ] Запрошены и получены лицензии, допуски СРО (если применимо)

• [ ] Зафиксированы признаки реальной деятельности: сайт, офис, персонал, отзывы

• [ ] Составлен, подписан и приобщён к договорному досье итоговый отчёт о проверке

• [ ] Все материалы проверки сохранены и систематизированы

*Отправляя сообщение адвокату с указанием персональных данных, вы даёте согласие на их обработку и принимаете условия Пользовательского соглашения.*